Plaga niesłowności, czyli o byciu poważnym w biznesie [i nie tylko]

Do napisania tego artykułu zachęcił mnie jeden z moich niezwykle przedsiębiorczych klientów, który w jednej z naszych rozmów wspomniał o problemie niepoważnych i niesłownych partnerów biznesowych, spowalniających realizację jego celów biznesowych – a muszę przyznać, że są to cele „z górnej półki”, czyli takie, o które warto się bić. Poniżej przedstawiam kilka wskazówek dotyczących zmniejszania prawdopodobieństwa niesłowności i związanych z nią nieprzyjemnych niespodzianek. Miłej lektury!

Bajkopisarze są wśród nas...czyli jak sobie radzić z niesłownością ;-)

Bajkopisarze są wśród nas…czyli jak sobie radzić z niesłownością ;-)

Jeżeli umawiasz się z kimś na zrobienie czegoś i ta osoba powie np. „W porządku, przygotuję ten raport.”, to koniecznie dopytaj: „Świetnie, wobec tego na kiedy mogę się go spodziewać?”. Dopytanie o termin jest o tyle ważne, że zwiększa szansę na terminowe wykonanie zadania. Ja w swojej pracy z ludźmi przyjmuję następującą zasadę:

Jeżeli zadanie nie ma przypisanego terminu wykonania, to przyjmujemy, że czas wykonania tego zadania dąży do nieskończoności.

Prosta reguła. Ktoś może powiedzieć, że to przesada. Nic z tych rzeczy – jeżeli zakładamy poważną współpracę przy poważnych celach do osiągnięcia, to należy bardzo dużą wagę przykładać do konkretyzacji ustaleń, konsekwencji w ich przestrzeganiu i ograniczenia ryzyka opóźnień z tytułu czynników losowych.

Jeżeli umawiasz się z kimś „tak ogólnie” to „tak ogólnie g**no z tego będzie”. Brutalne, ale moje doświadczenie pokazuje, że tak to się kończy w praktyce. Zachęcam Cię do włączenia powyższej reguły do swojego arsenału zarządzania.

Przy okazji jeszcze jedna rzecz: gdy już ustalisz termin wykonania zadania, to co najmniej 1-2 razy powtórz go na zasadzie: „Czyli na wtorek o godz. 13:00 przygotujesz raport.”, a przed zakończeniem rozmowy dodaj jeszcze „Wobec tego jesteśmy umówieni na wtorek o godz.13:00”.

Chodzi o to, aby ustalony termin kilka razy przewinął się w rozmowie i został potwierdzony – wówczas prawdopodobieństwo jego dotrzymania rośnie.

 

A teraz jedziemy dalej: w takim razie jak zwiększyć szansę na terminowe wykonanie projektu, w którym zależymy od firm lub osób zewnętrznych?

I w takim przypadku można się zabezpieczyć. Jeżeli np. szukamy dostawcy jakiegoś surowca czy półproduktów i wysyłamy zapytania ofertowe, to zamiast czekać w nieskończoność na odpowiedź z drugiej strony na maila można wprowadzić regułę, że jeżeli nie dostaniemy odpowiedzi w ciągu 48h, to dzwonimy do tej firmy, aby się przypomnieć lub piszemy maila. Jeżeli z kolei nie znajdziemy satysfakcjonującego nas dostawcy w ciągu, powiedzmy miesiąca, to przechodzimy do planu B, np. zmiany taktyki na alternatywną, która nie wymaga problemowego surowca, jest bardziej zależna od nas i gwarantuje realizację całego przedsięwzięcia w założonym terminie. Większość obsuw czasowych we wdrożeniach nie wynika z jakichś obiektywnych przeszkód, ale z marnowania czasu na niepotrzebne czekanie: na odpowiedź, na jakiś materiał, na zakończenie jakiegoś innego (mniej istotnego) projektu, na czyjeś zaangażowanie itd. Często pracownicy zasłaniają się tym, że nie mogą nic zrobić, bo „już drugi tydzień czekają na odpowiedź”. Wówczas ja zadaję pytanie: „A jakie kroki podjąłeś, aby skrócić ten czas?”. Zbyt często odpowiedzią jest milczenie…

Nie zachęcam do wyeliminowania wszystkich źródeł opóźnień, ponieważ tego się zrobić nie da (co w sumie jest dobre, ponieważ daje możliwość uzyskiwania przewagi konkurencyjnej). Tym, do czego zachęcam, jest dyscyplina czasowa, trzymanie się ustaleń oraz wymaganie tego samego od drugiej strony. Nie możesz mieć pewności, że nowy partner biznesowy będzie słowny, ale możesz zawczasu przygotować sobie OPCJE zakładające jego niesłowność. Chodzi o to, by te opcje gwarantowały Ci ciągłość realizacji projektu nawet gdy na jakimś etapie ktoś okaże się niepoważny. W ten sposób Twoja strategia staje się mniej podatna na kruchość innych ludzi.

Mam nadzieję, że powyższe wskazówki pomogą Ci w zarządzaniu zespołem i skrócą czas realizacji projektów.

Z kolei jeżeli czujesz, że już jesteś gotów, aby stworzyć poważną strategię rozwoju dla Twojej firmy, to skontaktuj się ze mną i napisz, jaki cel biznesowy chciałbyś uzyskać oraz jakie widzisz bariery na drodze do jego osiągnięcia :)

Comments are closed.